Systemex Automation

Description du poste

Agent(e) de Service Après-Vente, Administration et Leadership (Bilingue)

Systemex Automation est une firme d’ingénierie et d’intégration en automatisation, fournissant des solutions novatrices pour une vaste gamme de clients dans les domaines manufacturiers et de procédés industriels. Nous sommes une équipe d’experts passionnés en automatisation, robotique, mécanique et électricité. Dans le cadre de notre croissance, nous recherchons un(e) professionnel(le) entreprenant(e) et organisé(e) pour encadrer et optimiser la gestion de notre service après-vente.

Sommaire du Poste

Sous l'autorité du directeur du service, l'Agent(e) de Service Après-Vente agit comme la colonne vertébrale administrative. La personne recherchée aura un leadership naturel pour gérer l'ensemble du cycle de vie des soumissions de service, coordonner les ressources et assurer une communication fluide entre les clients, l'équipe technique, la finance et les achats. Une partie de son rôle sera également d'assurer le premier niveau d'accueil des demandes de support.

Responsabilités Principales (Priorité : Administration et Coordination)

1. Gestion et suivie des Soumissions (60% du temps)

• Générer, rédiger et envoyer les soumissions du département de service après-vente pour les pièces de rechange (spare parts), les modifications ou les interventions de service.
• Assurer le suivi rigoureux de toutes les soumissions émises et effectuer les relances nécessaires auprès des clients jusqu'à l'approbation du bon de commande.
• Proposer de manière proactive des listes de pièces de rechange critiques (spare parts) aux clients.
• Faire le suivi avec le département des Finances concernant la facturation des interventions et des soumissions acceptées.
• Coordonner avec le département des Achats pour la commande et le suivi des pièces nécessaires aux soumissions.

2. Coordination et Leadership de l'Équipe (25% du temps)

• Coordonner et assurer le suivi de toutes les demandes des clients avec les intervenants internes (équipe technique, ingénierie, etc.).
• Prioriser les demandes de support (tickets) et assigner ces demandes aux personnes ressources appropriées (techniciens, ingénieurs).
• Assurer un suivi constant et professionnel des tickets en cours pour garantir une résolution dans les délais et une excellente expérience client.
• Recommander des améliorations aux procédures de support et de soumission.

3. Support Opérationnel Client (15% du temps)

• Répondre aux demandes initiales des clients par téléphone et courriel concernant l'opération ou la maintenance des systèmes.
• Agir comme point de contact principal pour la réception des appels et des courriels de support.

Compétences et Qualifications Recherchées

• Formation : Diplôme d'études collégiales (DEC) ou attestation d'études collégiales (AEC) en administration, bureautique ou domaine connexe.
• Expérience : Expérience significative dans un rôle d'adjointe administrative, de coordination de bureau ou de gestion de service, idéalement dans un environnement technique ou manufacturier.
• Bilinguisme : Maîtrise complète de la langue française et anglaise, à l'oral et à l'écrit, est obligatoire.
• Qualités de Leadership et Organisation :
  • Leadership naturel avec une capacité démontrée à prendre en charge, à organiser et à faire avancer les dossiers de façon indépendante.
  • Très forte capacité d'organisation, de gestion des priorités et de rigueur administrative.
  • Excellentes aptitudes pour la communication et l'entregent, avec une orientation client exceptionnelle.
• Connaissances Techniques (Atout) : Connaissance des systèmes CRM, de l'informatique ou du domaine de l'automatisation.