Personnel Alter Ego inc.

L’un des plus grands cabinets dans le domaine du droit des affaires au Canada est à la recherche d’un adjoint ou d’une adjointe juridique sénior pour son bureau de Montréal.

Cette personne contribuera à la gestion des pratiques d’un professionnel du droit dans le département du droit des affaires par le biais de soutien administratif et de secrétariat, permettant ainsi au professionnel du droit d’offrir un meilleur service aux clients.

Principales responsabilités
- Travail de secrétariat varié notamment rédaction et correction de correspondance, opinions, procédures, ententes, exposés, articles et autres documents;
- Soutien administratif varié notamment classement, système de rappel, correspondance, courriels, téléphone, préparatifs de voyages et d’organisation de réunions, relation avec les clients, archivage des dossiers;
- Corrections et mises en page de documents;
- Transcription de documents à partir de cassettes, notes manuscrites et messages téléphoniques;
- Comparaison de documents avec Workshare;
- Ouverture, distribution du courrier ainsi que suivi et correspondance;
- Échanges directs avec les autres professionnels du droit ainsi que les clients;
- Classement des documents et dossiers;
- Répondre au téléphone et effectuer le suivi des appels internes et externes lorsque requis;
- Gestion de l’agenda des professionnels;
- Classement électronique des courriels;
- Impression et compilation des documents requis par les avocats;
- Recherches, saisie et mise à jour des données;
- Réservation de voyages, d’automobiles, d’hôtels et de restaurants;
- Réservation de salles de conférence pour réunions, vidéoconférences et rencontres clients;
- Commande de repas, breuvages et autres;
- Préparation de mémo d’approbation de participation des conférences, séminaires et formations lorsque requis;
- Inscription du professionnel du droit;
- Préparation de la documentation relative à la conférence à l’aide de PowerPoint et transmission de l’information requise;
- Récupération des factures et reçus de dépenses encourues, finalisation du mémo d’approbation avec les coûts réels et préparation de la demande de remboursement des dépenses;
- Fermeture et archivage des dossiers:
- Demandes de recherches de conflits et d’ouvertures de dossiers dans NBI.

Ce poste offre actuellement un mode de travail hybride, qui comprend une obligation de travailler partiellement au bureau.

Compétences et expérience
- Avoir au moins 5 ans d’expérience en cabinet dans un poste similaire;
- Avoir de l’expérience en facturation;
- Être proactive, allumée et débrouillarde.

Vous désirez joindre les rangs d’un cabinet qui met en valeur la collaboration et le bien-être de ses employés, le tout avec un horaire de 35 heures par semaine et une rémunération et des avantages sociaux intéressants? Accordez-nous le privilège de faire votre connaissance!

One of Canada's largest business law firms is looking for a Senior Legal Assistant for its Montréal office.

This person will contribute to the management of a legal professional's practices in the business law department through administrative and secretarial support, thus enabling the legal professional to provide better service to clients.

Key Responsibilities
- Various secretarial work including drafting and editing correspondence, opinions, procedures, agreements, presentations, articles and other documents;
- Various administrative support including filing, reminder system, correspondence, emails, telephone, travel and meeting arrangements, client relations, archiving of files;
- Corrections and layouts of documents;
- Transcribing documents from cassettes, handwritten notes and telephone messages;
- Document comparison with Workshare;
- Opening, distribution of mail as well as tracking and correspondence;
- Direct exchanges with other legal professionals and clients;
- Filing of documents and files;
- Answer the phone and follow up on internal and external calls when required;
- Management of the professionals' agenda;
- Electronic filing of emails;
- Printing and compiling documents required by lawyers;
- Research, data entry and updating;
- Travel, car, hotel and restaurant bookings;
- Booking conference rooms for meetings, video conferences and client meetings;
- Ordering meals, beverages and others;
- Preparation of memos of approval of participation in conferences, seminars and training when required;
- Registration of the legal professional;
- Preparation of conference documentation using PowerPoint and transmission of the required information;
- Retrieval of invoices and receipts for expenses incurred, finalization of the approval memo with actual costs and preparation of the expense claim;
- Closing and archiving of files:
- Requests to search for conflicts and open files in NBI.

This position currently offers a hybrid work mode, which includes a requirement to work partially in the office.

Skills and Experience
- Have at least 5 years of experience in a firm in a similar position;
- Have experience in invoicing;
- Be proactive, enlightened and resourceful.

Do you want to join the ranks of a firm that values the collaboration and well-being of its employees, all with a 35-hour schedule per week and attractive compensation and benefits? Give us the privilege of getting to know you!